In dit artikel gaan we in op het maken van backups van uw emailberichten. Let wel; dit artikel is uitsluitend van toepassing wanneer u IMAP, POP3 of onze Hosted-Exchange omgeving gebruikt voor uw email.
In dit artikel gaan we er vanuit dat u op een Windows systeem werkt. Gebruikt u een Mac? Lees dan het artikel “Hoe maak ik een backup van mijn email op mijn Mac?“.
Waarom zou ik mails backuppen?
Wij adviseren om altijd backups te maken van uw gegevens. Ook van uw mailberichten is het maken van backups verstandig. Het kan namelijk gebeuren dat u per ongeluk één of meerdere emailberichten verwijderd en daar pas later achter komt. Dan is de map “Verwijderde items” ook wellicht al leeggemaakt.
Hoe kan ik mijn emailberichten veiligstellen?
Er zijn verschillende manieren om uw mail veilig te stellen. Vaak kunt u dit doen vanuit het programma wat u ook gebruikt om uw mail op te halen (bijvoorbeeld Microsoft Outlook of de Mail-app op de Mac).
De werkwijze in dit artikel zijn gebaseerd op een Windows systeem; we leggen uit hoe je mail kunt backuppen vanuit Outlook maar ook op basis van een aparte tool indien je geen Outlook gebruikt.
Veiligstellen emails vanuit Microsoft Outlook
Als u Outlook gebruikt dan kunt u vrij eenvoudig uw gegevens kopiëren naar een apart PST-bestand en zo handmatig een backup maken van uw gegevens in Outlook naar een apart bestand. Dat bestand kunt u eventueel meenemen in uw cloud-backup zodat deze ook bij ons veiliggesteld wordt.
We doen dit op de volgende manier.
- Ga naar “Bestand”, “Openen en exporteren” en kies “Importeren/exporteren”
- Selecteer “Exporteren naar bestand” en kies “Volgende”
- Selecteer “Outlook gegevensbestand (.pst)” en klik op “Volgende”
- Selecteer nu de map (of mappen) waarvan u een kopie wilt maken. Let ook op of u de checkbox “Inclusief submappen” aangevinkt hebt.
- Kies de locatie waar het bestand (lees: de backup) bewaard moet worden.
- Klik op “Voltooien”. U kunt eventueel nog een wachtwoord instellen voor uw gegevensbestand.
Het exporteren start nadat u op “OK” hebt gedrukt.
Veiligstellen emails vanuit Mailstore
Mailstore is een specifieke tool gemaakt om mail veilig te stellen op een eenvoudige manier. Daarnaast kan Mailstore ook eenvoudig ingesteld worden voor zowel IMAP als Exchange accounts en ondersteund deze ook meerdere accounts. Tijd om deze tool aandachtig te bekijken!
Downloaden en installeren
U kunt het pakket downloaden van de website van Mailstore Software GmbH. De URL is: https://www.mailstore.com/en/products/mailstore-home/
Wij adviseren u wel om te controleren of u voor uw toepassing voldoet aan de licentievoorwaarden om dit pakket gratis te kunnen gebruiken.
Na het downloaden kunt u de installer opstarten en krijgt u onderstaand scherm te zien:
Wij adviseren u om de standaard keuze te accepteren en te klikken op “Installeren”.
Nadat de installatie is voltooid klikt u op “Beëindigen” om de installatie af te sluiten.
Start het programma “Mailstore” op via “Start”, “Mailstore Home”, “Mailstore Home”. U krijgt u het onderstaand scherm te zien:
Hoe configureer ik mijn account?
Het instellen van een veilig te stellen account doet u door in het programma aan de linkerzijde te kiezen voor “E-mails archiveren”. Voer vervolgens onder “E-mailaccount” uw mailadres in:
Klik op “Geavanceerd” om te kiezen wat voor account het is. In dit voorbeeld selecteren we “IMAP”:
Voer hier alle relevante gegevens in en klik op “Testen” om de ingevulde gegevens te controleren. Klik na een succesvolle test op “Volgende”. U krijgt het onderstaande scherm te zien waar u nog aanvullende opties kunt selecteren:
Klik nu op “Beeindigen” als uw instellingen goed staan. Uw account is nu geconfigureerd om veiliggesteld te worden via Mailstore Home.
Starten backup
Het maken van een veiligheidskopie van uw mail is nu een fluitje van een cent. Ga in Mailstore Home aan de linkerzijde naar “Email archiveren” en dubbelklik op de door u aangemaakt backuptaak:
Conclusie
Het maken van backups van uw mail is zeer eenvoudig te doen vanuit zowel Outlook als vanuit Mailstore Home. Wij adviseren u dan ook om dit regelmatig te doen !
Opmerking
Wij bieden geen directe support voor producten van Microsoft, Apple of Mailstore Software. Voor verdere vragen of problemen met het gebruik van de software dient u zich te richten tot de makers van de software.