Wat te doen met vage e-mails over uw domeinnaam.

Zaken zoals spookfacturen, iedereen is er wel mee bekend. De onbekende gidsen waar je spontaan in bent vermeld. Of het telefoontje vrijdagmiddag net voor 5 uur om nog snel een “bevestiging” ondertekend terug te faxen. Het gevolg is dat je ergens aan vast zit wat je eigenlijk niet wilde…

 

Ook met domeinnamen

Helaas vinden dergelijke praktijken ook plaats in ons vakgebied. Met regelmaat hebben we te maken met klanten van ons die telefonisch of per mail benaderd zijn met de melding dat iemand anders “hun” domeinnaam wil gaan afnemen met een andere extensie. Er wordt vermeld dat zij uiteraard het eerste recht hebben om alsnog het domein vast te leggen. Dit vastleggen is dan vaak voor een periode van 10 jaar.

 

Hoe gaat het in zijn werk?

Grofweg komen wij een drietal vormen van deze fraude tegen :

Spooknota’s

Er wordt een “factuur” gestuurd (zie voorbeeld) waarin u wordt verzocht om te betalen voor registratie van een domeinnaam. De domeinnaam waar deze registratiekosten betrekking op hebben worden echter niet vermeld. Deze vorm van fraude zien we bij .NL-domeinen en .BE-domeinen.

Per e-mail

Er wordt een mail gestuurd (zie voorbeeld) waarin wordt aangegeven dat een ander bedrijf “uw” domeinnaam wil registreren. Soms wordt er ook nog over gebeld en wordt er gevraagd naar de directeur. Dit zien we meestal met domeinen uit het verre oosten (China, Hong-Kong en dergelijke).

Per telefoon

Deze vorm is gelijkwaardig aan de tweede vorm maar in plaats van een mail in het Engels wordt er gebeld door een Nederlandstalig persoon die in feite op dezelfde manier tracht u een domeinnaamregistratie te verkopen. Het gesprek is meestal in de volgende vorm :

“Wij hebben de opdracht ontvangen om een domeinnaam te registreren die erg veel lijkt op uw domeinnaam. Dus willen wij graag weten of u hiermee wel akkoord gaat”.

Of: “Wij hebben de opdracht gekregen domeinnaam xyz.com te registreren maar zien dat u de houder bent van domeinnaam xyz.nl. Wij zijn verplicht u te vragen of dit akkoord is?”.

Buiten het feit dat er geen verplichting is om u het eerste recht te geven of dit te vragen zinspeelt dit natuurlijk op de angst dat iemand anders “uw” domeinnaam krijgt. Het eerste recht overigens is zelfs niet van toepassing wanneer u een gedeponeerd merk hebt. In dat geval hebt u het alleenrecht en niet het eerste recht.

 

Wat kunt u het beste doen?

U kunt het beste dergelijke zaken negeren of duidelijk afwijzen. Een onterecht ontvangen nota? Lees goed de kleine lettertjes; vaak staat er dat het geen nota is maar een opdrachtbevestiging, waarbij u door betaling akkoord gaat met het voorstel. Indien de fraude telefonisch plaatsvindt; kap het gesprek direct af en hou er rekening mee dat het gesprek opgenomen kan worden. Probeer dus te voorkomen dat u woorden gebruikt waarmee later een mondeling akkoord kan worden gevormd! Indien u een mail krijgt; dan hoeft u daar uiteraard niets mee te doen.

 

Tips om dit te voorkomen

Uiteraard kunt u wat zaken regelen om domeinfraude te voorkomen of om er adequaat op te reageren. Hieronder hebben we een aantal tips vermeld die het risico kunnen beperken.

Controleer alle nota’s inzake domeinen

Controleer alle inkomende nota’s met betrekking tot domeinnaamregistraties die u ontvangt. Staat er een domeinnaam op vermeld en wie de afzender is. Gerenommeerde hostingbedrijven zullen altijd de betreffende domeinen vermelden die via hun geregistreerd zijn. Zorg ervoor dat in uw bedrijf één persoon verantwoordelijk is voor domeinnaamregistraties.

Is het telefonisch?

Als de poging tot fraude telefonisch plaats vindt, vraag dan eventueel de contactgegevens van het bedrijf en kap het gesprek direct af.

Gebruik uw gezond verstand

Een domeinnaam is uniek; wanneer u eigenaar bent van een domein kan een ander in principe nooit dat domein registreren aangezien u dat al hebt. Wellicht hoeft u niet alle mogelijke extensies te registreren simpelweg omdat u niet actief bent in die landen.

Doe zaken met uw vertrouwde provider

Wanneer u toch besluit om het betreffende domein te registreren, doe dat dan bij je reguliere provider. Zo weet je 100% zeker dat het domein ook wordt vastgelegd. Immers, zaken doen met fraudeurs wil niet zeggen dat ze hun verplichtingen (het registreren van uw dure nieuwe domeinnaam) ook daadwerkelijk nakomen!

Melding doen!

Maak altijd melding bij officiële instanties. Denk hierbij aan de (in Nederland) Fraudehelpdesk (www.fraudehelpdesk.nl),  Kamer van Koophandel (www.kvk.nl), Stichting Domeinnaamregistratie Nederland (www.sidn.nl) en voor Belgische ondernemers bijvoorbeeld de Unizo (www.unizo.be) of het Neutraal Syndicaat voor Zelfstandigen (www.nsz.be) en de vzw DNS.be (www.dns.be).

 

Welke bedrijven doen dit?

Wij hebben melding gehad van onder andere :

  • .NL Domein host (verstuurt nota’s naar eigenaren van .nl-domeinen)
  • Bedrijvengidsonline.nl (verstuurt nota’s naar eigenaren van .nl-domeinen)
  • .BE Domein host (verstuurt nota’s naar eigenaren van .be-domeinen)
  • IP Data s.r.o. (verstuurt nota’s naar merkhouders)
  • TIPO (telefonisch)

 

Wat kunt u zelf doen?

Overigens kun je hier zelf ook proactief in te werk gaan. Bijvoorbeeld door bewust een aantal domeinen te registreren en simpelweg geen andere domeinen te registreren. Ben je in meerdere landen actief, registreer dan ook die extensies bij je provider. Als het van toepassing is; registreer je domein met en zonder streepje en laat je bedrijfsnaam of merknaam deponeren als merk. Zo kun je in ieder geval aantonen dat je meer rechten hebt op een bepaalde domeinnaam.

Wilt u controleren of uw domein nog beschikbaar is ?  Controleer hier je domeinnamen.