In onze webmail omgeving is het mogelijk om een adresboek aan te maken. Uiteraard is het ook mogelijk om adressen te importeren. Op deze pagina wordt beschreven hoe je dat kunt doen.
Eenvoudig adresboek
Allereerst dien je een csv-bestand te hebben met de te importeren adressen. Dat bestand dient de juiste kolommen en informatie te bevatten. Je kunt dit bestand het beste in Excel aanmaken zodat je eenvoudig kolommen kunt bewerken. Dit bestand dient op de eerste rij de volgende gegevens in de eerste 4 kolommen te hebben: “First Name”,”Last Name”,”Display Name”,”E-mail Address”. Op de volgende rijen vult u per rij een contactpersoon in. Let er op dat rond alle gegevens aanhalingstekens staan.
Bewaar het bestand vanuit Excel en kies als bestandstype voor “CSV” zodat het op de juiste manier wordt bewaard.
Als u uw bestand nu bekijkt in “kladblok” (of notepad++) dient het er als volgt uit te zien:
Als uw bestand er anders uitziet in Kladblok dan dient u het nog aan te passen zodat het er als hierboven uitziet. Dit is mede afhankelijk van de door u gebruikte Excel-versie.
Log vervolgens in in uw mailbox via de webmail en klik op de link “Contactpersonen”:
Klik vervolgens op de knop “Importeren”:
Selecteer het CSV-bestand wat u zojuist hebt gemaakt middels de knop “1”. Bij “2” kunt u een groep selecteren waarin de adressen geplaatst worden. De optie “Vervang het complete adresboek” (3) zal eerst het adresboek verwijderen. Klik op “Importeren” om het proces te starten:
Als het importeren succesvol is afgerond wordt er een samenvatting weergegeven. Als echter de bestandsindeling onjuist is zal er een foutmelding weergegeven worden.
Geavanceerde import adresboek
Naast een import welke alleen de namen en de email adressen importeert is het mogelijk om meer gegevens te importeren. Het adresboek kan namelijk ook adressen en telefoonnummers bewaren voor u.
Pas het CSV-bestand aan en gebruik daarvoor de volgende (optionele) kolomkoppen:
- “mobile_phone” (mobiel telefoonnummer)
- “home_phone” (thuis telefoonnummer)
- “home_street” (straat)
- “home_city” (woonplaats)
- “company” (bedrijf)
- “web_page” (eventueel webpagina)
- “group” (groep waar deze binnen het adresboek in ingedeeld moet worden)